ASSOCIATION
ÉTUDIANTE DES CYCLES SUPÉRIEURS
EN
ÉTUDES LITTÉRAIRES DE L’UQAM (AECSEL-UQAM)
C.P.
8888, succursale Centre-ville
Montréal
Québec, H3C 3P8
Local
J-4865
Courriel
: aecsel.uqam@gmail.com
POLITIQUE
DE SUBVENTION
1-
DISPOSITION GÉNÉRALE
Cette
politique ne peut en aucun cas avoir préséance sur la Charte de l’AECSEL-UQAM.
Modification
Seule
l’Assemblée des étudiantes et étudiants des cycles supérieurs en études
littéraires peut modifier la politique de subvention aux projets étudiants.
Objectifs
:
-
Soutenir la réalisation de projets littéraires;
-
Favoriser la participation à des événements littéraires.
2 –
STRUCTURE DU COMITÉ DE SUBVENTION
Le
comité de subvention est institué pour évaluer toutes les demandes de
subvention soumises à
l’ACSEL-UQAM.
Il est constitué de tous les membres de l’exécutif de l’AECSEL-UQAM, sous
la
présidence de la trésorerie.
L’évaluation
et la prise de décision s’effectuent à huis clos, dans le cadre d’une réunion
des membres de l’exécutif de l’AECSEL-UQAM.
Tous
les membres de l’exécutif doivent prendre part aux décisions en votant pour ou
contre
l’octroi
de subvention, sans s’abstenir.
Le
comité de subvention doit concevoir un rapport pour chaque octroi de
subvention.
Considérations
éthiques :
Les
personnes siégeant sur l’exécutif et étant impliquées dans un projet soumis
doivent se retirer du processus décisionnel pour le dossier concerné;
Les
membres du comité de subvention ne peuvent utiliser à leurs propres fins les
informations confidentielles ou privilégiées qui leur sont communiquées.
3 –
POUVOIR
Le
comité d’évaluation détermine les montants octroyés en fonction de l’argent
disponible, des
budgets
présentés et des frais admissibles. Le montant maximum de 700 $ par projet
collectif et 400$ par projet individuel ne peut en aucun cas être dépassé.
4 –
CRITÈRES D’ADMISSION ET DE SÉLECTION DU PROGRAMME DE SUBVENTION
L’AECSEL-UQAM
ne subventionne pas un même projet ou une même personne dans le cadre d'un projet individuel plus d’une fois par année scolaire.
1 A. Projet collectif
Pour
être éligible, un projet étudiant doit :
Contenir
une lettre de demande de subvention.
Contenir
un document de présentation comportant minimalement les éléments suivants :
- Le
titre du projet;
- Le
nom et les coordonnées du responsable;
-
Une présentation du projet (1 page maximum);
- Un
budget détaillé avec justification des dépenses et autres financements prévus;
- Un
échéancier ou un calendrier de réalisation;
-
Une prévision des retombées concrètes sur l’ensemble des membres de
l’AECSEL-UQAM;
-
Une liste des organisateurs incluant leur code permanent;
-
Être présenté par un groupe de personnes dont plus de la moitié sont des
membres de l’AECSEL-UQAM;
- Être pertinent dans un cheminement professionnel.
B. Projet individuel
B. Projet individuel
Dans
le cas, d’une demande de subvention individuelle pour la participation à une
activité
littéraire,
l’étudiante ou l’étudiant membre de l’AECSEL-UQAM doit fournir :
1.
Une lettre de demande de subvention;
2.
Le titre de l’événement;
3.
Les noms et coordonnées des responables de l’événement;
4.
Les dates et le lieu de l’événement;
5.
Une photocopie de l’acceptation de sa participation à l’activité par un membre
organisateur
de l’événement;
6.
Le titre de la communication ou de l’activité qui sera présentée par
l’étudiante ou l’étudiant;
7.
Une justification de la pertinence de ce projet dans le cadre de ses études;
8.
Un budget détaillé avec justification des dépenses et autres sources de
financement
prévues;
9.
Son code permanent et ses coordonnées;
10.
Un C.V. universitaire.
En
aucun cas, l’AECSEL ne subventionne un projet crédité par un programme d’étude.
Toute demande de subvention, individuelle ou collective, doit être remise avant
la date et l’heure de tombée.
5 -
DATE ET HEURE LIMITES DE SOUMISSION ET LIEU DE DÉPÔT DES DEMANDES
Date
et heure de tombée :
Le vendredi
17h de la septième semaine des sessions d’automne et d’hiver font état de date
et
d’heure
butoir.
L’AECSEL-UQAM
se réserve néanmoins le droit d’ajouter un délai supplémentaire si elle
considère
ne pas avoir reçu suffisamment de demandes.
Les
demandes reçues après la date et l’heure de tombée ne seront pas soumises à
l’évaluation.
Tous
les dossiers devront être envoyés par voie électronique à l’adresse
suivante : aecsel.uqam@gmail.com
6 –
MODALITÉS D’ÉVALUATION DES DEMANDES
Toutes
les demandes sont évaluées au mérite, sur la base des conditions
d’admissibilité et des critères d’évaluation. La sélection tient compte à la
fois de la valeur comparée des projets et des ressources financières
disponibles. Les projets ayant un impact sur une majorité de membres de
l’AECSEL-UQAM
seront favorisés par le comité de subvention. À dossier égal, l'AECSEL privilégiera une personne n'ayant pas profité des subventions offertes par l'association dans les années précédentes.
7 –
ENGAGEMENT DE L’INDIVIDU OU DU GROUPE RÉCIPIENDAIRE
Mode
de paiement : La totalité de la somme est versée sous forme de chèque au moment
de la signature du contrat de subvention.
Le
fait d’encaisser le chèque de la subvention constitue pour l’individu ou le
collectif un engagement à réaliser le projet prévu. L’individu ou le collectif
qui ne peut réaliser en totalité ou
en
partie l’activité prévue ou qui apporte une modification majeure au projet ou
au calendrier de
réalisation
doit aussitôt communiquer avec l’AECSEL-UQAM pour convenir d’un arrangement.
Si
ce n’est pas fait et que l’AECSEL-UQAM apprend que l’activité n’a pas lieu, elle
exigera le
remboursement
de la totalité de la subvention accordée. Toutefois, avec factures qui prouvent
les
frais
déjà encourus, l’individu ou le collectif récipiendaire n’aura qu’à rembourser
la différence
entre
le montant reçu et le montant déjà dépensé.
Logo
:
Lorsque
le projet conduit à des activités publiques (colloque, journée d’étude, table
ronde,
lancement,
etc.) ou à des publications, le logo de l’AECSEL-UQAM et une mention de sa
contribution
doit apparaître dans les documents d’information, de promotion ou de publicité.
8 –
DROIT D’APPEL
De
manière exceptionnelle et non automatique, certains projets refusés ou ayant
reçu un montant
moindre
que celui demandé peuvent faire l’objet d’une révision. Tout individu ou
collectif qui est
en
désaccord avec l’évaluation du comité, qui juge remplir tous les critères
d’admissibilité et dont
le
dossier est complet peut faire une demande de révision du dossier.
Modalités
d’appel
La
demande de révision de dossier doit être faite par écrit en précisant les
raisons de cette demande et ce, dans la semaine suivant la réponse du comité de
subvention. Aucun ajout ne peut
être
fait au dossier remis préalablement. Ainsi, aucun document, annexe, lettre
d’appui
supplémentaire
ne sera considéré lors de la révision.
Lors
d’une révision de dossier, le comité d’évaluation se rencontrera de nouveau et
réévaluera la
demande
en s’appuyant sur les mêmes critères de base. Le résultat de la révision et
l’explication
entourant
l’octroi ou le refus de la subvention seront transmis par écrit à l’individu ou
au collectif
concerné.
Aucune pression, ni aucune tentative d’intimidation envers les membres du
comité d’évaluation ne seront tolérées. Un individu ou membre d’un collectif
qui serait responsable d’un
tel
agissement se verrait automatiquement perdre le droit de révision et, dans le
cas où l’individu
ou
le collectif concerné aurait déjà reçu un premier versement, il perdrait le
montant du deuxième
versement.
